کارتابل اداری و سازمانی آنتراپ

1. معرفی

کارتابل اداری و سازمانی یکی از زیرساخت های اولیه هر شرکت و سازمان می باشد که با ایجاد ارتباط بین پرسنل یک مکانیزم ساده و فراگیر برای مستندسازی کلیه امور اداری، نامه نگاری و فرایند های گردش کار را اجرایی می نماید.
کارتابل آنتراپ دارای یک زیرساخت بسیار قوی می باشد که قابلیت تغییر و انعطاف پذیری بالایی برای هماهنگ شدن با هر سازمان و فرایند های مختلف را دارا می باشد. در حقیقت این کارتابل میتواند در کنار امور ارجاعیات و نامه نگاری معمول هر سازمان، مواردی مثل CRM ، گردش کار و حتی مباحث مالی و مدیریت یکپارچه را نیز در خود جا دهد. در زیر سایر و ویژه گیهای این سیستم را بحث می کنیم.

2. امکانات

  1. پیاده سازی شده بر پایه وب و قابل share شدن در کلیه شبکه های لوکال و آنلاین
  2. امکان کار و ارتباط با کلیه device های دارای مرورگر، مانند انواع PC، تبلت و گوشهای هوشمند
  3. امکان ارتباط بین پرسنل و اشتراک گذاری مکالمات و گفتمان آنلاین (Chat)
  4. نامه نگاری، ارجاعیات، ارسال فایل و انتساب کار (یا وظیفه) و پیگیری آن، به صورت یکپارچه و بسیار آسان
  5. امکان درج گزارشکار و ثبت مدت زمان هر کار به صورت خودکار (مدیریت پروژه)
  6. قابلیت های متنوع تایپ نامه با رابط کاربری آسان
  7. ارسال فایلهای ضمیمه به صورت attachment ، drag & drop و copy & pasteو به همراه حفظ امنیت فایلها به صورت tokenize شده برای هر کاربر فراهم می گردد.
  8. امکان یادداشت و زیرنوشت گذاشتن روی کارها
  9. امکان ثبت موقت نامه ها و ارسال در آینده
  10. ویژه گیهای مدیریتی هر کار شامل دسته بندی، گروه، وضعیت و حق تقدم می باشد.
  11. جستجوی آسان به همراه فیلتر های مختلف و pin نمودن کارها، آرشیو نامه ها را در طولانی مدت تضمین نماید.
  12. ارسال و ارجاع کار به چند نفر به صورت همزمان
  13. امکان ارسال هشدارهای دریافت نامه و ... به صورت پیامک، ایمیل، روبات تلگرام و Notification
  14. امکان رمزنگاری کامل داده های وارد شده در نامه ها، در جهت بالابردن امنیت اطلاعات متنی و حفاظت از آنها

3. اهداف

  1. امکان paperless نمودن کلیه درخواستها و گردش کارهای اداری، مثلا درخواست مرخصی
  2. مستندسازی کلیه امور اجرایی، اعم از اداری، مالی، پرسنلی و ...
  3. مشاهده گردش کار کلیه پروژه های در جریان، به همراه وضعیت و زمان خاتمه آنها
  4. مشاهده گزارشکارها ، و بدست آوردن جمع کل زمان اجرایی به همراه ساعت مفید کارکرد کاربران.
  5. اطلاع رسانی جمعی به کلیه پرسنل، از طریق اطلاعیه یا ارسال کارهای جمعی یا گروهی
  6. توانایی ارتقای سیستم به سایر بخشهای اداری و اتوماسیون.
  7. امکان ایجاد زیرساخت دورکاری در شرایط خاص.
  8. به اشتراک گذاری امن فایلهای ارسالی و یا ارجاع شده در کارها.
  9. امکان ایجاد Auto Login بر اساس device و IP هر کاربر یا پرسنل در سیستم اداری.
  10. معرفی شرکت و ایجاد ارتباطات کاملا آنلاین بین پرسنل پشتیبانی و مشتریان شرکت و کاربران پورتال.
  11. ایجاد کلیه امور اداری یا پروسه های اخذ اسناد به صورت تحت وب و تشکیل یک سیستم دبیرخانه الکترونیکی کاملا مطابق با نیازهای شرکت.
  12. حذف حداقل 50% از امور کاغذبازی سازمان با برقراری یک اتوماسیون و سیستم گردش کار customize شده.

4. ویژگی های افزایشی

  1. ایجاد فرایندهای مختلف گردش کار سازمانی مثل مرخصی پرسنل، استخدام، تعدیل نیرو و ... به صورت کاملا مکانیزه و قابل گزارشگیری در سیستم .
  2. قابلیت اتصال به سایر نرم افزارهای سازمان و دریافت اطلاعات، مثل گزارشات مالی و اداری و هشدارهای امنیتی BMS و نمایش دوربینهای حفاظتی.
  3. قابلیت افزایشی ماژولهای سیستم در راستای مدیریت وبسایت سازمان، مدیریت مالی، اتاقداری، تعمیر و نگهداری و سایر خدمات سازمانی که در قبال یک سیستم یکپارچه مدیریتی در یک نرم افزار نمایان شوند. (ERP)
  4. ایجاد یک مرکز پشتیبانی سیستم برای تمامی مشتریان شرکت اعم از دولتی و خصوصی با ارتباطات متنوعی چون ایمیل، پیامک، رهگیری پیام و .. .
  5. امکان دریافت و ارسال ایمیل های شرکت از طریق زیرساخت کارتابل

5. روند اجرایی پروژه

  1. مدت زمان تخمینی پروژه با امکانات بخش 2 حداکثر 30 روز، برآورد می شود.
  2. با توجه به اینکه نصب اولیه سیستم در هفته اول انجام خواهد شد، عوامل اجرایی سازمان می توانند ورود اطلاعات شامل دسته بندی های سازمانی، مشخصات پرسنل و ... را قبل از تحویل نهایی سیستم آغاز نمایند.
  3. سرور مورد نیاز برای اجرای سیستم بر پایه Linux بوده و توسط تیم شبکه راه اندازی و تحویل خواهد گردید.
  4. در صورت نیاز به دسترسی کارتابل به صورت اینترنتی سرور مربوطه باید دارای یک IP Static و SSL باشد.
  5. برای اعلام هشدارها به صورت روبات تلگرام و Notification مورد 5-4 ملزوم خواهد شد.
  6. در صورت نیاز کارتابل میتواند روی یک دامنه و یا subdomain راه اندازی گردد که دسترسی مستقیم داشته باشد.
  7. Backup گیری خودکار در سرور، به صورت روزانه تنظیم میگردد.
  8. پشتیبانی سیستم به صورت آنلاین و دائم خواهد بود و در صورت نیاز به آموزش یا اعمال تغییرات و توسعه سیستم، کارفرمایان میتوانند درخواست خود را ارسال نماید.

6. پروژه های اجرا شده

هفتاد ده شرکت چدن فولاد مشهد کامپیوتر 2000 شرکت پیشتازان سفر شرکت بهامدسازان شبکه دلتابان شرکت پیشتازان سفر

7. ارتباط با ما و سفارش

جهت هماهنگی جلسه مشاوره و دموی آنلاین،از مشخصات زیر استفاده نمایید: از اینکه بتوانیم سیستم اداری و شرکتی شما را ساماندهی کنیم، خرسندیم.