مطالب » پیاده‌سازی سیستم‌های تحت وب و اتوماسیون سازمانی

بدون شک نیاز یک وبسایت یا مکانیزه نمودن یک روال اداری، برای همه روشن و قابل لمس شده است. اما پیاده سازی آن پیچ و خمهای زیادی را به دنبال دارد و ابهامات و چالشهای زیادی را برای کارفرمایان ایجاد میکند. در زیر سعی نموده ایم، تا جای ممکن توضیحات لازم را در این راستا بدهیم، مطالب ارائه شده از یک ساختار ساده به ساختارهای پیچیده تر منتهی میشوند، تا بتواند برای همه مخاطبین چاره ساز باشد.

در صورت نیاز به جلسه مشاوره یا تحلیل اولیه سیستم خود، میتوانید از فرم ارتباط با ما درخواست خود را ارسال کنید.

یک سیستم سنتی یا مبتنی بر کاغذ در یک سازمان یا شرکت با روالهای اداری خاص خودش بررسی ، اجرایی و در حال رشد شده است. آیا الزامی برای تغییر و توسعه آن بروی وب و ایجاد یک اتوماسیون دیجیتالی آنلاین، وجود دارد؟

بهتر است ابتدا خصوصیات یک سیستم اتوماسیون تحت وب را از نزدیک بررسی کنیم:

• حذف بسیاری از روالهای زاید و تعریف نشده در سیستم
• حذف 90% کاغذهای در جریان سیستم
• امکان مشاهده وضعیت، و روال اداری کارها از سوی مشتریان به صورت آنلاین
• غیر حضوری نمودن بسیاری از روالهای اداری با تعریف پنل آنلاین کاربران و مشتریان
• یکپارچگی کل اطلاعات موجود در سازمان و اعمال دسترسی های لازم برای پرسنل
• پیگیری دقیق، سریع و همزمان کلیه عملیات انجام شده (اتومات یا توسط پرسنل) در سیستم
• بررسی کلیه روالهای سیستمی و اعمال تغییرات و بروزرسانی در مسیر آنها، بدون ایجاد تغییرات فیزیکی و یا هزینه مالی زیاد
• بررسی آمارهایی چون :
  • گزارش تمام کارهای مرتبط با مشتری
  • گزارش زمانهای ورود و خروج و گزارش کارهای انجام گرفته توسط یک پرسنل مشخص
  • گزارش کلیه تراکنشهای مالی سیستم و مشاهده هشدارهای لازمه
• ایجاد سیستم دیجیتال دبیرخانه و نامه نگاری بین مدیریت-پرسنل و مشتری-پرسنل و ...
• حذف ترافیک حضوری و رفت و آمد مشتریان با ایجاد مدل انتظار در نقطه (مشتری برای انجام کار فقط در یک باجه یا نقطه حضور پیدا کرده و سایر روالها در صف انجام پرسنل مربوطه قرار گرفته و بعد از انجام هر قسمت، تغییر وضعیت به سمع مشتری در همان نقطه خواهد رسید)
• امکان ایجاد آرشیوهای متنوع پرونده ها، کارها و.. به صورت کاملا خودکار و با قابلیت بازیابی سریع
• امکان پشتیبانگیری دقیق و کامل از کلیه اطلاعات وارد شده یا ذکر شده در مطالب فوق
• امکان ایجاد شعبه، نمایندگی و.. به صورت آنی و یا حتی مجازی، بدون صرف هزینه های جدید
• جایگیری تعداد پرسنل بهینه و کافی در مسئولیت های تعریف شده و حذف پرسنل سرگردان و لذا کاهش هزینه های جاری.
• حذف سیستمهای کامپیوتر پرسنل (و حذف هزینه نگهداری از آنها) با جایگزین کردن متدولوژی Virtualization  و یکپارچگی سخت افزاری.
• تبدیل کامپیوترهای پرسنل به کنسول های ارتباط با مرکز، که میتواند قابلیت اتصال از داخل و یا خارج سازمان را نیز داشته باشد. لذا در صورت لزوم پرسنل میتوانند در خارج از سازمان نیز کارهای خود را انجام دهند. (برقراری ساده، امکان دورکاری)

خصوصیات یک سیستم دقیق تحلیل شده و مبتی بر وب، در جریان کار بیشتر بروز خواهد کرد. اما باید توجه داشت، که تنها درصورتی، این خصوصیات بهینه و رو به رشد خواهند شد که نیازهای سیستم، سازمان و یا شرکت مذبور دقیقا از پایه تحلیل مهندسی شده و بر مبنای خواسته ها و موجودیتها پیاده سازی گردد،نه اینکه ما از یک سیستم قدیمی وساخته شده برای این منظور استفاده کرده و سعی بر منطبق کردن نیازهای جاری با سیستم اجرا شده نماییم.

» سیستم مدیریت محتوای سایت

این سیستم در قبال یک CMS بسیار حرفه ای با امکانات وسیعی که در زیر آمده است قابلیت های واقعی یک سایت همه منظوره را به معرض نمایش می گذارد.
مدیریت یک سایت، زمانی اصولی ، کارا و بازده بالایی خواهد داشت که از ابتدا با یک تحلیل مهندسی صحیح شروع شده و سپس به مراحل پیاده سازی و اجرایی خود برسد.
متاسفانه در حال حاضر به دلیل هزینه های بالای تحلیل مهندسی و همچنین عدم اطلاع دقیق کارفرمایان از روال طراحی سایتهای اینترنتی، افراد و شرکتهای مدعی طراحی سایت رو به سیستم های پیش ساخته و متن باز( open source ) آورده و از داشتن یک سایت اصولی و استاندارد بسی دور افتاده اند. سیستم های متن باز پیش ساخته به دلیل امنیت و سرعت بارگذاری پایین و همچنین مشکلات عدیده ای که با زبان فارسی دارند( حتی پس از دستکاری و تغییر ) نمی توانند جوابگوی واقعی کارفرمایان به عنوان یک سایت رو به رشد و استانداردی باشند که به همراه پرسنل آن بزرگ و کامل تر شود.
این سیستم ها به دلیل بسته بودن امکانات خود برای شرکتها و سازمانهای درخواست کننده به مرور، به صورت یک سایت تکراری و غیر قابل رشدی در می آیند که در مجموع هزینه های حاصله دوچندان می کند. مشکلاتی از قبیل هک شدن، سرعت کند سایت و یا جستجوی اطلاعات،حجم بالا و غیر معقول بانک اطلاعاتی، مدیریت تو در تو و پیچیده، زمان بالای ایجاد تغییرات در سایت و یا عدم امکان تغییرات و ... از جمله مواردی هستند که در زمان بروز کل سیستم را مختل و ادامه کار را سخت و نشدنی می نمایند.
لـذا سایتی در زمان و به همراه کارفرما حرکت می کند که از ابتدا با یک هدف خاص و تحلیل درست شروع به کار کرده و تنها و منحصرا برای فرد متقاضی طراحی و پیاده سازی شود، نه اینکه از جمله سایتهایی باشد که دیگر افراد با سلایق و اهداف گوناگون از آن استفاده می کنند.
در چنین سیستمی، بر خلاف سیستم های متن باز، یک پکیج بسته و ثابت برای ارائه وجود ندارد، بلکه یک تحلیل زنده و رو به رشد اجرا شده که در هر زمان با توجه به نیاز متقاضی قابل انعطاف و پیاده شدن است.

در حقیقت یک سیستم مدیریت محتوای سایتهای اینترنتی با امکانات بسیار پیشرفته و آسان برای استفاده تمامی کاربران، مدیران و عوامل اجرایی آنها با سطوح متنوع دسترسی، در سازمان می باشد. یک سازمان با دارا بودن سیستمی با این نظام و تشکیلات در حقیقت راه خود را برای معرفی و ساماندهی سازمان خود در شبکه جهانی اینترنت باز می نماید. پروسه تولید این سیستم برای تمامی سازمانها با در نظرگیری رشــد هر یک متفاوت می باشد، لیکن نمودار تولید به صورت رو به رو پیش خواهد رفت. سیستم پورتال جامعی در این سطح در برگیرنده نظام و ساختار کلی شرکتی و سازمانی خواهد بود. تمامی نظام شرکتی و قالب ارتباطات سازمانی به صورت کاملا عملیاتی در این سیستم گنجانده خواهند شد تا مرکزیتی کاملا امـــن و قابل اطمینان برای مدیران فراهم نماید. هدف اصلی اینچنین سیستمهایی خارج کردن مدیریت سازمان از حالت  مدیریت متمرکز  به مدیریت کـــارا و مسلط بوده و بدین جهت با طراحی معمولی یک ساختار وب و سایت اینترنتی بسیار متفاوت می باشد. این ساختار در جهت تحلیل واقعی سازمان و مکانیزه کردن سیستم اداری و نیروی انسانی مربوطه قدم برداشته و تفکر سازمانی را با استاندارهای جهانی در قالب وب نمایان و اجرا می نماید. مدیـــر سازمانی با این تفکــر، بدون نیاز به حضور در سیستم کاری یا اداری خود، تنها با یک ارتباط ساده اینترنتی می تواند از پیشرفت کاری سازمان و یا شرکت خود آگاه گردد. برخورداری همین امکان با سطوح متفاوت برای دیگر مدیران یا عوامل اجرایی سازمان، اجرای عملیات دفتری را تا حد امکان مکانیزه تر و روانتر خواهد نمود. با مکانیزه شدن یک سیستم، تمامی عوامل اجرایی  در جای مشخص و تعیین شده از سوی مدیریت سیستم قرار گرفته و عوامل زائد از روال کاری سازمان حذف خواهند شد. پس بدون شک مدیریت سازمان به حالت واقعی و استاندارد خود تغییر شکل خواهد داد.

» معماری و تحلیل سیستمهای چند لایه

معماری چند لایه (Multi Layer) به غیر از مفاهیم کلی (Data, View, Logic) که جای بحث دارد، می تواند مفاهیم تکنیکی و فنی رایج برنامه نویسی را هم در بر گیرد. با این مفهوم که ما منابع و توابع سیستمی را در بهترین و بهینه ترین حالتشان، به اشتراک بگذاریم.

اگر ما عملیات سیستمی را به یک اتاق تشبیه کنیم، در معماری چند لایه برای مثلا ارزیابی اعتبار کاربران ما یک اتاق مخصوص داریم، پس هر فرد، مدیر و یا روباتی که بخواهد اعتبار یک کاربر را ببینید و یا تغییر دهد، باید فقط به این اتاق مراجعه نماید تا عملیات خود را انجام دهد.

با این دید که معماری یک لایه (سنتی) برای این عملیات چندین اتاق مختلف دارد، خصوصیات معماری چند لایه را بررسی می کنیم :

• بروزرسانی سریع و یکپارچه سیستم :  چون تنها باید یک اتاق را تغییر دهیم و نه چندین فضا و اتاق و مختلف را
• عدم بروز خطاهای نا هماهنگ : بررسی خطاهایی با یک سنخیت که در مکانهای مختلف سیستم رخ میدهند بسیار پیچیده و خطرناک هست. ولی در سیستم چند لایه، این خطاها فقط در اتاق مربوطه رخ میدهد و برطرف کردن آن هم ساده و برای یکبار هست.
• یکپارچگی گزارش عملیات سیستم : رفت و آمد و تاثیرات سیستمی تمامی افراد در اتاق، ثبت و قابل بررسی هستند.
• امکان ایجاد دسترسی های متنوع : چون تمام عملیاتهای مشترک در یک اتاق برنامه ریزی شده اند، لذا دسترسی دادن به آنها کار ساده ای خواهد بود.

اما تحلیل سیستم های چند لایه علی رغم نمایش و تعریف آنها بسیار پیچیده و نیازمند تجربه یک تحلیلگر می باشد.

• اینکه تصمیم گرفته شود چه عملیاتی در سیستم، در یک اتاق انجام گرفته و تمرکز داده ها در آنها حفظ گردد.
• اینکه از چه بستر فنی جهت توسعه سیستم استفاده شود، چه زبانی، چه ابزاری یا چه بسته ای، پایه بخشهای مختلف کار باشند.
• اینکه چه بخشی از سیستم، تقسیم به زیر بخشهای مفید (اتاق ها) گردد.
• اینکه ما بتوانیم داده هایی در سیستم ذخیره کنیم، که شاید در سالها بعد به کار آمده، و نداشتن آنها صدمات جدی به سیستم بزند.

همه و همه قابل پیش بینی و فرموله شدن نیستند و متوجه یک ذهن تحلیلگر می باشد.

معماری یک سیستم به هر روشی که باشد، ناخودآگاه تاثیر خودش را روی پرسنل درگیر در آن نیز خواهد گذاشت. اگر مدیر یک سیستم میبیند که تمامی گزارشات مالی وی در یک بخش یا اتاق دیجیتال تنظیم، بررسی و بروزرسانی میگردد، پس در سیستم اداری یا فیزیکی خود لاجرم تصمیم بر تمرکز سیستم مالی خود خواهد گرفت. در لایه ای دیگر این مدیر ذهنیت الحاق مدیریت مالی فیزیکی خود با مدیریت مالی دیجیتال خود را خواهد داشت و این یکی شدن و الحاقات با تحلیلهای خاصی که روی آن انجام میگیرد ، روز به روز کاملتر و بهینه تر خواهد شد. لذا این تکامل و بهینه شدن سیستم مزایای زیر را به ارمغان میاورند :

• عدم ایجاد نیروی انسانی بیکار یا غیر مفید و کاهش آنها به صورت بهینه
• عدم بوجود آمدن فاکتورها یا تراکنشهای خارج از سیستم (برای آشنایان پرسنل یا مصارف شخصی)
• پیگیری گزارش عملیات تمامی  پرسنل در سطوح مختلف مانند ورود و خروج، اشتباهات، پاداش ها و ..
• صرفه جویی حداقل 50% در هزینه های جاری مالی، نیروی انسانی و سایر ملزمات اداری ( با حرکت به سمت سیستم Paperless)

یک معماری چند لایه بدون حرکت از یک لایه به لایه دیگر مرده محسوب میشود. اما این لایه ها در دو بخش ظاهری و بستر فنی آنها باید بررسی و تحلیل ساختاری شوند، چراکه همیشه احتیاج به ایجاد لایه های مختلف نیست و در حقیقت رویکرد این معماری، ایجاد لایه جدید غیر ضروری نیست، بلکه یکپارچه گی سیستم دیجیتال و فیزیکی یک سازمان مد نظر می باشد.
همچنین حرکت لایه ای، ممکن هست در فازهای اولیه سیستم احتیاجی نباشد و بعد از گذشت مدتی با اضافه شدن نیازهای جدید، ایجاد لایه جدید نیز انجام گردد.

در این راستا مطالب زیر میتوانند مفید باشند :

توسعه و رشد سیستم های تحت وب

گذری بر HCI و طراحی وب نظام مند

SEO و عوامل موثر بر آن